С 28 мая 2015 года действуют новые нормы выдачи спецодежды для работников, занятых во вредных и опасных условиях труда (приказ Минтруда России от 9 декабря 2014 г. № 997н). С этой даты не применяются прежние типовые нормы, утвержденные приказом Минздравсоцразвития России от 1 октября 2008 г. № 541н.

Примечание. Не будет ошибки, если в налоговом учете постепенно. Например, в течение срока службы. Главное, чтобы условие об этом было в учетной политике.

Так, расширился список профессий, для которых обязательно положены средства защиты — с 94 до 195. К примеру, в новом списке появились кассиры-контролеры — теперь им положены костюм для защиты от загрязнений и перчатки. Кроме того, можно поменять порядок выдачи на более выгодный. Эти изменения отразятся и на налоговом учете. Многие компании будут списывать больше расходов на спецодежду. Поэтому надо уже сейчас пересмотреть такие документы, как порядок выдачи спецодежды, приказы и личные карточки. И убедиться, что они соответствуют новым нормам. Что предпринять бухгалтеру или другому ответственному за сотруднику, чтобы у компании не было проблем с расходами в налоговом учете, подскажет эта статья.

При выдаче спецодежды компании с 28 мая должны руководствоваться Типовыми нормами, утвержденными приказом Минтруда России от 9 декабря 2014 г. № 997н (п. 14 Межотраслевых правил, утв. приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. № 290н). При этом можно установить свои нормы, если они улучшают защиту работников по сравнению с типовыми. В таком случае порядок выдачи спецодежды должен быть закреплен в локальных документах компании (п. 6 Правил, утв. приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. № 290н, ст. 41, 189 ТК РФ). Например, в трудовых договорах. Если это как раз ваш случай, то надо проверить каждый из них. Если в договорах найдутся условия, не соответствующие новым требованиям, понадобится внести изменения в эти пункты. Для этого необходимо оформить дополнительные соглашения к договорам.

Но удобнее всего составить один общий документ для всех и ознакомить с ним работников. Например, это может быть положение о выдаче средств защиты или положение об охране труда. Можно документ так и назвать — порядок выдачи спецодежды. Ведь проще внести изменения в один такой документ, чем составлять допсоглашения к каждому трудовому договору всякий раз, когда меняется законодательство. Во внутреннем порядке выдачи спецодежды учтите следующие изменения.

Список профессий . Перечень профессий и должностей, подпадающих под обязательную выдачу средств защиты, существенно расширился. До 28 мая он насчитывал всего 94 наименования, после этой даты — 195. К примеру, в новом списке появились кассиры-контролеры — теперь им положены костюм для защиты от загрязнений и перчатки. Или официанты, для которых предусмотрены костюм и фартук. Поэтому проверьте — возможно, в новом перечне есть работники, которым компания раньше не выдавала спецодежду. Тогда надо пересмотреть локальный перечень, действующий в компании.

Обратите внимание! Спецодежду по повышенным нормам можно списать, только если есть действующие результаты спецоценки. Иначе есть риск, что налоговики пересчитают расходы исходя из типовых норм.

Если компания будет выдавать одежду по нормам из приказа № 997н, то не важно, проводила ли она спецоценку рабочих мест. Но ее результаты необходимы, если вы утвердили повышенные нормы. Иначе есть риск, что налоговики посчитают расходы на дополнительную спецодежду необоснованными (письмо Минфина России от 25 ноября 2014 г. № 03-03-06/1/59763).

Двойные нормы . По новым правилам компания может сразу выдать работнику два комплекта средств индивидуальной защиты с удвоенным сроком носки (п. 5 Примечаний к Типовым нормам, утв. приказом Минтруда России от 9 декабря 2014 г. № 997н). Так вещи будут изнашиваться медленнее, а внешний вид сотрудников будет более опрятным.

Пример 1. Как определить, сколько средств защиты можно выдать работнику

Лифтеру положен один защитный костюм и 6 пар перчаток в год. Значит, ему можно выдать сразу на два года два костюма и 12 пар перчаток.

До 28 мая в типовых нормах подобных положений не было. Конечно, работодатель мог установить такой порядок во внутренних документах. Но тогда это считалось бы повышенными нормами выдачи средств защиты. И без отчета о спецоценке списать расходы на второй комплект одежды было бы проблематично. Теперь таких проблем быть уже не должно.

Кроме того, теперь можно выдавать дополнительные средства защиты работникам, совмещающим профессии. Таким сотрудникам дополнительно выдается спецодежда, предусмотренная для совмещаемой профессии (п. 4 Примечаний, утв. приказом № 997н).

Пример 2. Как определить, сколько средств защиты можно выдать совместителю

Горничной положены халат или костюм и перчатки. А если она по совместительству еще и убирает территорию на улице, то сотруднице надо выдать еще один костюм, фартук, сапоги резиновые и перчатки. Дополнительная защита.

Дополнительная защита . По новым правилам весной и летом работникам дополнительно выдаются средства защиты от комаров и клещей, включая набор репеллентов — мазей, эмульсий и прочих отпугивающих веществ. Это касается всех профессий и должностей, поименованных в типовых нормах, даже если сотрудники работают в офисе (п. 7 Примечаний к Типовым нормам, утв. приказом № 997н). Если должности в нормах нет, например бухгалтер, то мазь и прочая защита не выдаются.

Отдельные меры защиты предусмотрены для работников, занятых на работах во взрывопожароопасных условиях. Им независимо от конкретной профессии выдается специальная одежда, изготовленная из тканей и особых защитных материалов, и так называемый самоспасатель — приспособление типа противогаза (п. 8 Примечаний к Типовым нормам, утв. приказом № 997н).

Что грозит компании за нарушение правил выдачи спецодежды

Выдавать спецодежду требует Трудовой кодекс РФ. Если его нарушить, компанию могут оштрафовать на сумму до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

Кроме того, предусмотрена административная ответственность за невыдачу средств защиты, которые относятся ко второму классу риска в соответствии с Техническим регламентом, утвержденным решением Комиссии Таможенного союза от 9 декабря 2011 г. № 878. Это, скажем, обувь от проколов и порезов, каски защитные или очки сварщика. Штрафы в таком случае составят (ч. 4 ст. 5.27.1 КоАП РФ):

• от 130 000 до 150 000 руб. — для организаций;
• от 20 000 до 30 000 руб. — для руководителя компании или предпринимателя.

Если не обеспечить сотрудников средствами защиты, когда это необходимо, они вправе прекратить работу. А работодатель обязан будет оплатить время простоя (ст. 220 ТК РФ, п. 11 Правил, утв. приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. № 290н).

Внесите изменения в документы

Внести изменения, если это необходимо, нужно не только в документы, где прописан порядок выдачи спецодежды и средств защиты. Надо также проверить другие бумаги, в которых есть ссылки на прежние нормы. Например, приказы и, конечно же, личные карточки учета спецодежды. Ведь в них отражают выдачу и возврат спецодежды (п. 13 Правил, утв. приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. № 290н).

Форма такой карточки приведена в приложении к Правилам. В них наверняка осталась ссылка на старые нормы. Значит, надо закрыть эти карточки и оформить новые.

Определите, как списывать спецодежду

Удобнее всего установить единый порядок списания спецодежды в бухгалтерском и налоговом учете. В этом случае не будет временных разниц и отложенных налоговых активов. В учетной политике для целей бухучета запишите такие условия: «Спецодежда со сроком полезного использования свыше 12 месяцев и стоимостью более 40 000 руб. учитывается в составе основных средств. Ее стоимость погашается путем начисления амортизации линейным методом. Остальная спецодежда учитывается в составе материалов. При этом спецодежда, срок использования которой не превышает 12 месяцев, списывается единовременно в момент ее передачи сотрудникам».

В результате временные разницы могут возникать только по спецодежде со сроком использования свыше 12 месяцев и стоимостью не более 40 000 руб.

В налоговом учете имущество, которое не является амортизируемым, с 2015 года можно списывать не только единовременно, но и постепенно. Например, в течение срока службы (подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ). В эту категорию входит имущество, которое:

• имеет срок полезного использования больше года, но стоит 40 000 руб. или меньше;
• стоит больше 40 000 руб., но имеет срок службы не более года;
• стоит не больше 40 000 руб. и имеет срок службы не более года.

Примечание. Расходы на спецодежду можно списывать не сразу, а постепенно

Спецодежда и другие средства защиты не исключение. Поэтому компания тоже может списывать их не сразу, а постепенно. Это может быть выгодно компаниям с неравномерными расходами. Распределив расходы внутри года, не придется показывать убытки. А для компаний, которые хотят сблизить бухгалтерский и налоговый учет, такой способ просто незаменим.

В бухучете и раньше можно было списывать инвентарь и спецодежду единовременно или линейным способом, то есть в течение срока службы (Методические указания, утв. приказом Минфина России от 26 декабря 2002 г. № 135н). А теперь, если установить такой же способ в налоговом учете, можно избежать разниц, которые требуется учитывать по правилам ПБУ 18/02.

Обратите внимание! С 2015 года можно списывать спецодежду постепенно как в бухучете, так и при расчете налога на прибыль. Даже если ее стоимость укладывается в 40 000 руб. или срок использования составляет максимум 12 месяцев.

Выбрать постепенное списание малоценной спецодежды можно, только если она введена в эксплуатацию с 2015 года. Начинать списывать такое имущество компания может сразу же с месяца ввода в эксплуатацию.

Поскольку право собственности на спецодежду остается за компанией, сотрудник обязан вернуть ее:

• при увольнении;
• при переводе на другую работу, для которой использование выданной ему спецодежды не предусмотрено.

На предприятиях с опасными и вредными производственными условиями периодически приобретается спецодежда. Сроки списания СИЗ зависят от того, как именно они предоставляются сотрудн икам, а также от эксплуатационного периода изделий. Стоимость предметов входит в производственные расходы. Учет спецодежды осуществляется в соответствии с данными, полученными из первичной документации.

Обеспечение СИЗ

Охрана труда и защита здоровья персонала - одна из ключевых задач руководителя предприятия. В соответствии с 210 статьей ТК, сотрудники некоторых предприятий обязаны получать спецодежду. Она необходима для предотвращения влияния негативных производственных факторов. СИЗ используются, когда безопасность деятельности не может обеспечиваться только имеющимся оборудованием и организацией производства.

Классификация

Средства защиты разделяются на:

1. Скафандры, изолирующие костюмы.
2. Средства защиты дыхательных органов. К ним относят пневмошлемы.
3. Спецодежду.
4. Средства, обеспечивающие защиту ног, рук, головы, глаз, лица, органов слуха. Среди них, в частности, ботинки, бахилы, рукавицы брезентовые, очки, щитки, береты, каски, наушники.
5. Средства, обеспечивающие защиту от падения.
6. Дерматологические препараты.

Техника безопасности

Законодательство устанавливает порядок, в соответствии с которым работники обеспечиваются средствами защиты. Наниматель обязан предоставлять СИЗ лицам, осуществляющим деятельность на загрязненных участках и вредных производствах. Кроме этого, работодатель должен обеспечивать сохранение, стирку, сушку, дезактивацию, дезинфекцию, а также ремонт спецодежды. По положениям 215 статьи ТК, СИЗ, в том числе иностранного изготовления, должны соответствовать российским стандартам и иметь сертификат. В противном случае применение средств запрещено.

по профессиям

Как правило, они предусматриваются нормативными актами, принимаемыми исполнительными органами. К примеру, соответствующие положения присутствуют в Приказе Минздравсоцразвития от 01 окт. 2008 г. № 541н. В нем утверждены нормативы выдачи спецодежды сотрудникам, занятым на предприятиях с вредными, опасными условиями, осуществляющим деятельность при повышенных температурах, на сквозных участках производства. В Приказе предусмотрены виды и лимиты СИЗ на год. Наименования профессий, включенные в нормативный документ, взяты из квалификационных справочников.

Порядок предоставления

Правила выдачи СИЗ устанавливают, что специалисты профессий, предусмотренных в Типовых нормах, получают спецодежду вне зависимости от того, присутствуют ли их должности в квалификационных справочниках или других актах. Минздравсоцразвития наделяется правом принимать иные положения, регламентирующие эти вопросы. К примеру, могут издаваться приказы, регулирующие выдачу спецодежды работникам водного хозяйства, ЖКХ, металлургии, строительства, горнорудных или нефтегазовых предприятий.

Условия производства

Они считаются определяющим критерием при регламентации выдачи спецодежды. Например, на химическом предприятии в любом случае устанавливаются лимиты на предоставление СИЗ водителям, слесарям, сварщикам, крановщикам, лаборантам. В законодательстве могут определяться отдельные виды спецодежды для использования сотрудниками конкретных должностей. К примеру, такие положения предусмотрены для водителей пищевых предприятий. Этим сотрудникам предоставляются головные уборы, зимняя спецодежда , кожаные ботинки и пр. Водители предприятий электроэнергетического комплекса также должны получать СИЗ. Однако вещи должны отвечать требованиям, установленным для данной сферы деятельности. Например, зимняя спецодежда должна иметь защиту от воды, электротока.

Предоставление СИЗ сверх лимитов

Наниматель вправе превысить установленные нормативы выдачи. Такая необходимость обуславливается особенностями производственной деятельности. Право превысить лимиты предусматривается в 221 статье ТК. Принимая соответствующее решение, работодатель согласует его с представителями профсоюза. Определяющими факторами в данном случае выступают финансовые возможности производства, приоритеты в организации политики управления кадровым составом. Наниматель может обеспечить сотрудников видами СИЗ, не предусмотренными в правовых актах. Например, это может быть особая летняя спецодежда . Однако в таком случае необходима аттестация на участках осуществления производственной деятельности сотрудников.

Документальное оформление

На этапе подписания контракта работник должен быть ознакомлен с правилами, регламентирующими выдачу спецодежды. На предприятии формируется специальный реестр по специальностям и должностям, для которых предусмотрены СИЗ. В таких ведомостях могут предусматриваться разделы по сезонам, в которых указываются количество, продолжительность эксплуатации комплектов. К примеру, летняя спецодежда может предоставляться в количестве 1 комплект на сотрудника. Продолжительность эксплуатации - с мая по сентябрь. В ведомости могут расписываться отдельные средства защиты, их количество, и периодичность предоставления. Такой реестр обычно составляется на предприятиях, занятых в строительстве, переработке, добыче ископаемых, химическом производстве. В нормах выдачи предусматривается регулярная замена спецодежды. По общим правилам, новые СИЗ предоставляются не реже раза в год. Нормы выдачи могут отражаться в коллективном договоре или оформляться отдельным актом. Информация о том, какие именно СИЗ были получены сотрудником, указываются в его личной карточке.

Важный момент

Если наниматель утверждает улучшенные нормы по выдаче спецодежды, то соответствующие сведения отражаются в коллективном соглашении. При этом приводятся стандартные, рекомендованные законодательством критерии, измененные на предприятии. Факт предоставления сотруднику СИЗ подтверждается его подписью. Выдача спецодежды производится уполномоченным служащим предприятия. СИЗ предоставляются персоналу на правах аренды. При увольнении или переводе сотрудника на другую должность, которая не требует использования спецодежды, изделия возвращаются работодателю.

Специфика замены СИЗ

В ряде случаев наниматель после согласования с Госинспекцией по ОТ и профсоюзом закупить спецодежду, отличную от предусмотренной в Типовых нормах. Такие действия, как правило, обуславливаются стремлением руководства обеспечить лучшую защиту персонала. К примеру, халат может быть заменен на костюм хб. Рабочий вместо кожаных может получить резиновые ботинки. Полусапоги из искусственного материала могут заменяться на кирзовые. Особое внимание уделяется материалу, из которого выполнена спецодежда. Фартук на прорезиненной основе может заменяться на полимерный, если в этом случае он будет лучше защищать сотрудника. аналогичная ситуация и со средствами, обеспечивающими защиту рук. К примеру, если производственный процесс потребует, рукавицы брезентовые могут заменить полимерные.

Нюансы

Некоторые СИЗ могут предоставляться сотрудникам после проведения предварительной аттестации участков производственной деятельности. В перечень таких средств включаются, в частности, заглушки, светофильтры, очки, перчатка ПВХ , галоши, противогаз, коврик, респиратор и пр. В рамках аттестации изучается характер профессиональной деятельности. В соответствии с результатами устанавливаются . СИЗ, которые получают сотрудники, должны соответствовать им по полу, росту, размеру, а также условиям деятельности. Дежурные средства предоставляются персоналу на время выполнения технологических операций, для которых они предусматриваются. Передача таких СИЗ осуществляется между сменами. Ответственными за применение средств являются мастера участков. С наступлением холодов выдаются теплые вещи: куртки, тулупы, валенки, ушанки и пр. С приходом теплого времени года они сдаются на склад до следующего сезона.

Количество комплектов

Для каждого сотрудника предусмотрена одна норма. Однако с 2014 г. она может быть увеличена. Например, если полагается 5 пар перчаток на год, то сотрудник может получить 10 пар на 2 года. По мнению законодателей, такой порядок позволит персоналу выглядеть более опрятным. Следует также заметить, что в настоящее время допускается предоставление разных СИЗ сотрудникам, совмещающим несколько видов деятельности. К примеру, если гражданин числится в должности аккумуляторщика и водителя одновременно, он получает два соответствующих комплекта. Выход персонала на работу без СИЗ расценивается как нарушение дисциплины. Если сотрудники находятся на производстве в ненадлежащем виде, закон предусматривает штрафные санкции для руководства предприятия.

Защита рук

Самым недорогим и распространенным средством являются перчатки. Они обеспечивают защиту рук от загрязнения, царапин, ссадин, небольших механических воздействий. Перчатка хб изготавливается из натуральной хлопковой пряжи. Это обеспечивает свободный воздухообмен, предотвращает излишнюю потливость рук. Перчатка хб защищает руки при выполнении столярных, механосборочных, покрасочных, строительных, складских, авторемонтных операций. Этот вид СИЗ применяется на предприятиях, осуществляющих грузоперевозки, обслуживание автомобилей, сервисные станции. Дополнительную стойкость обеспечивает полимерное покрытие. Перчатка ПВХ защищает от скольжения пальцев по деталям, создает устойчивое сцепление с предметами.

Бухгалтерская отчетность

Учет спецодежды производится по фактическим расходам на приобретение. Предприятие может изготавливать СИЗ самостоятельно. В этом случае затраты на выпуск изделий сначала группируют на счетах, обобщающих информацию о производственных издержках. По факту изготовления рассчитывается себестоимость. В нее включают все расходы. При направлении готовой продукции оформляется акт о выполненных работах. При этом в документах делается запись:

Дб сч. 23 Кд. Сч. 10 на сумму затрат на производство.

Аналитика ведется подробно, с указанием количества, наименования, даты поступления и возврата, а также материально ответственных сотрудников.

Нормы списания спецодежды

Порядок выбытия СИЗ зависит от того, отнесены средства к ОС или включены в производственные запасы. Обычно спецодежда относится к последним. Однако при ее стоимости больше 40 тыс. р., а периоде эксплуатации более года, она включается в состав основных средств. При формировании бухгалтерских документов применяются. Выбытие при этом может оформляться линейным способом по периоду полезной эксплуатации или непосредственно при предоставлении сотруднику. Первый метод применяется, если срок использования больше года, второй, соответственно, меньше года. Следует отметить, что на некоторых предприятиях предоставляется униформа, не предназначенная для обеспечения защиты сотрудников от неблагоприятного воздействия производственных условий. Она не является спецодеждой, соответственно, ее учет имеет свою специфику. Униформа, как правило, указывает на принадлежность сотрудника к конкретной компании. Нормы списания спецодежды , установленные законодательством, могут быть изменены в сторону увеличения. Это допускается в следующих случаях:

1. Сокращение периода эксплуатации вещей. Правилами предусматривается максимальный срок использования одежды. Его нельзя увеличить, а уменьшить - можно.
2. Замена определенного вида СИЗ на другой. Как выше было сказано, соответствующее решение должно согласовываться с Госинспекцией в письменной форме.
3. Предоставлении СИЗ сотрудникам, для которых она в типовых нормах не предусмотрена. В этих случаях предварительно выполняется аттестация участков производственной деятельности.

Не допускается уменьшение . Если, в соответствии с законом, сотрудник должен получить две пары штанов в год, то предоставить ему одну нельзя. В противном случае руководитель может получить штраф. Если такое нарушение будет допущено повторно, то оно может повлечь приостановление деятельности предприятия до 3-х мес. Из сказанного выше следует, что, если наниматель устанавливает свои , они должны повысить защиту персонала, улучшить обеспеченность сотрудников СИЗ, а не ухудшить их.

Основные способы выбытия

Спецодежду списывают по расходам, которые были фактически произведены на ее изготовление либо покупку. Руководство самостоятельно решает, какой способ использовать для включения затрат в производственные издержки. Это можно осуществить:

1. Полностью на момент отпуска изделий в эксплуатацию.
2. Частично на протяжении определенного периода с начала применения.

Спецодежда, срок службы которой не превышает 3-х мес., подлежит полному списанию.

Особенности налогообложения

Спецодежда учитывается без НДС. СИЗ предоставляются сотрудникам на определенное время, то есть, право собственности на них не переходит к персоналу, а остается у предприятия. В некоторых случаях могут, однако, возникать сложности. Они связаны с тем, что на отдельных предприятиях сотрудники платят за спецодежду. К примеру, такая ситуация возможна при увольнении. Расторгая договор, сотрудник вносит остаточную стоимость СИЗ в кассу. В данном случае нужно или начислять НДС, или руководствоваться Постановлением ФАС № 2901/2008. Согласно его положениям, сотрудник не приобрел спецодежду, а всего лишь выплатил компании компенсацию. Страховые взносы на СИЗ не начисляются, если они не переданы персоналу в собственность.

Дополнительно

Следует сказать, что налоговый учет списания СИЗ отличается от бухгалтерского. Средства, стоимость которых меньше 10 тыс. р. с периодом эксплуатации меньше года, включают в материальные издержки. Расходы на их покупку считаются косвенными. Они списываются на момент предоставления спецодежды. Если стоимость больше 10 тыс. р., а период эксплуатации превышает год, СИЗ включают в Списание в этом случае производится линейным методом.

1С

Вывод из эксплуатации спецодежды осуществляется с помощью документа Его можно вводить двумя способами. В первом случае операцию осуществляют на основании "Передачи средств". Введение можно производить и отдельно. В таком случае поля вбиваются с помощью кнопки "Подбор" или вручную. Дополнительно в графе "Местонахождение" следует указать цех, с которого производится выведение СИЗ. "Списание расходов" нужно заполнять, если стоимость спецодежды не погашена полностью. Затраты по умолчанию зачисляются в дебет того счета, который указывается в основной части.

Приобретение

Покупка спецодежды оформляется с помощью документа "Поступление товаров" с соответствующим типом операции. Чтобы добавить позицию номенклатуры, необходимо ввести новый элемент в соответствующую вкладку, в группу "Спецодежда". Здесь же указывается количество изделий и счет (10). На следующем этапе оформляется передача материалов. Для этого используется одноименный документ. В нем следует указать сотрудника, который получает СИЗ.

Заключение

Порядок списания стоимости спецодежды зависит от эксплуатационного периода. Если он больше года, то ее относят на Особенность СИЗ в том, что их нельзя включить в ОС, если стоимость меньше 40 тыс. р. В этом случае спецодежда списывается или линейно, или пропорционально объему выполненных операций. В последней ситуации ежемесячно нужно формировать документ о выработке, регистрировать в нем количество выпущенной продукции. В дебет записи, по которой списывается спецодежда, подставляются показатели, указанные в поле "Отражение расходов". Это счет (20 либо 25), статья затрат, подразделение, На забалансовые сч. 10.10, 10.11 сумма попадает после того, как будут проведены документы. Если списание стоимости производится в течение всего эксплуатационного периода, проводки указываются по окончании срока при закрытии месяца. Для отражения этих операций предусматривается соответствующий регистр. В нем формируется запись Дт сч. 20.01 Кд сч. 10.11.

Согласно положениям ст. 221 ТК, работодатель за собственные средства обязан обеспечить своих работников средствами индивидуальной защиты. К подобным предметам относится и спецодежда. К примеру, это халаты, комбинезоны, брюки, костюмы, тулупы, ватники, рукавицы и т.д. Чтобы правильно списать объекты, необходимо знать срок эксплуатации спецодежды – нормы регулируются на законодательном уровне. Рассмотрим нюансы учета специальной одежды подробнее.

Что такое срок службы спецодежды: нормы

Бухучет спецодежды в организациях регламентируется приказом Минфина России № 135н от 26.12.02 г. (далее – Приказ). Общий перечень таких предметов определен в п. 5 Приказа, включая как спецобувь или спецодежду, так и отдельные приспособления. Конкретные потребности каждого предприятия определяются индивидуально, исходя из специфики деятельности. Списание объектов допускается производить сразу при отпуске (передаче) персоналу в том случае, когда срок носки не превышает 1 года (п. 21 Приказа). Если же одежда эксплуатируется более 12 мес., списание ОС (основного средства) выполняется в течение СПИ (срока полезного использования) линейным методом (п. 26 Приказа).

Минимальные сроки и порядок эксплуатации спецодежды приведены в Типовых нормах по соответствующим отраслям экономики, а также в Правилах по Постановлению № 51 от 18.12.98 г. (п. 26 Приказа). В отдельных случаях предприятия вправе утверждать свои повышенные нормы, соответствующие результатам проведенной СОУТ, а также изменять одни средства защиты на другие по согласованию с госинспектором по охране труда сотрудников (п. 5, 6 Правил).

Как установить сроки эксплуатации спецодежды

Для утверждения норм работодателю необходимо принять приказ или иной распорядительный документ, или же внести соответствующие значения в локальные акты предприятия. При установлении собственных показателей, отличных от нормативных, не допускается уменьшать количество положенных единиц списания. Далее приведены примеры СПИ по отраслям деятельности юрлиц (с указанием законодательных оснований).

Срок носки спецодежды – нормы в отдельных отраслях:

• Для торговли – нормы выдачи утверждены в постановлении Минтруда от 29.12.97 г. № 68 (Приложение № 7). К примеру, в торгово-складских предприятиях комплектовщику полагается 4 пары рукавиц при занятости на складе, а в общепите кухонному рабочему – 2 пары.
• Для химического производства – значения утверждены в приказе Минздравсоцразвития № 906н от 11.08.11 г. В частности, электромонтеру бригады полагается один костюм/каска на 2 года работы, а также по паре ботинок и сапог, 6 пар перчаток, диэлектрические галоши до полного износа и другие виды спецодежды по типовым нормам.
• Для строительства – нормы регулируются Приказами Минздравсоцразвития № 477 от 16.07.07 г. и 1077н от 07.12.10 г.

Обратите внимание! Списание спецодежды в налоговом учете выполняется на материальные затраты предприятия в день передачи сотруднику (подп. 3 п. 1 ст. 254 НК) или равными суммами в пределах общего срока СПИ. Выбранные метод необходимо закрепить в учетной политике для целей НУ.

Ю.В. Капанина, аттестованный налоговый консультант

Спецодежда: все о выдаче, учете и списании

Как учесть выдачу и возврат спецодежды на общем режиме и при УСНО

У работодателя немало обязанностей перед своими работниками. И одна из них - обеспечить им безопасные условия труда. А для этого в определенных случаях нужно выдавать работникам средства индивидуальной защиты (СИЗ), в том числе специальную одежду и обувь. СИЗ предназначены для предохранения от воздействия вредных факторо вст. 212 ТК РФ . Сразу оговоримся, что далее под спецодеждой мы будем понимать все средства индивидуальной защиты.

Прочитав нашу статью, вы узнаете, кому положена спецодежда и как учитывать ее выдачу в бухгалтерском и налоговом учете.

Выдать или не выдать? Вот в чем вопрос

Для начала разберемся, всех ли работников нужно обеспечивать спецодеждой. Работодатель должен за счет собственных средств приобрести сертифицированную или декларированную спецодежду (обязательно возьмите у поставщика сертификат или декларацию соответствия) и бесплатно выдать ее сотрудникам, которые заняты на работа хч. 2 ст. 212 , ч. 1 ст. 221 ТК РФ ; пп. 4 , 8 Правил, утв. Приказом Минздравсоцразвития от 01.06.2009 № 290н (далее - Правила № 290н); приложение № 4 к Техническому регламенту 019/2011, утв. Решением Комиссии Таможенного союза от 09.12.2011 № 878 (далее - ТР ТС 019/2011) :

• <или> с вредными и (или) опасными условиями труда;
• <или> выполняемых в особых температурных условиях;
• <или> связанных с загрязнением.

ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РУКОВОДИТЕЛЯ

Если ваши работники не получили положенную им спецодежду, они вправе отказаться от выполнения своих трудовых обязанностей. Причем работодатель должен оплатить работникам возникший по его вине просто йп. 11 Правил № 290н ; статьи 157 , 220 ТК РФ .

А для того чтобы определить, трудятся ли сотрудники на таких рабочих местах, работодателю необходимо провести специальную оценку условий труда, причем в отношении всех сотрудников (кроме надомников и дистанционных работнико в)ст. 3 , п. 3 ст. 7 Закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ (далее - Закон № 426-ФЗ) . Если компания ранее делала аттестацию рабочих мест, то их спецоценку можно не проводить в течение 5 лет со дня окончания аттестаци ип. 4 ст. 27 Закона № 426-ФЗ . При этом спецодежда также должна выдаваться, если результаты проведенной аттестации подтверждают такую необходимость.

Что будет, если не выдать спецодежду

С 1 января 2015 г. в КоАП введена новая ст. 5.27.1, предусматривающая ответственность за нарушение законодательства об охране труда. Покажем в таблице, что вам может грозить за выявленные нарушения.

Нарушитель	За необеспечение работников СИЗ, которые подлежат декларированию соответствия (первый класс риск а)ч. 1 ст. 5.27.1 КоАП РФ ; ; п. 5.5 ТР ТС 019/2011	За необеспечение работников СИЗ, которые подлежат обязательной сертификации (второй класс риск а)ч. 4 ст. 5.27.1 КоАП РФ ; примечание к ст. 5.27.1 КоАП РФ ; п. 5.5 ТР ТС 019/2011	За повторное аналогичное правонарушени еч. 5 ст. 5.27.1 КоАП РФ
Организация	<или> предупреждение; <или> штраф от 50 000 до 80 000 руб.	Штраф от 130 000 до 150 000 руб.	<или> штраф от 100 000 до 200 000 руб.; <или>
ИП	<или> предупреждение; <или> штраф от 2000 до 5000 руб.		<или> <или> приостановление деятельности на срок до 90 суток
Руководитель	<или> предупреждение; <или> штраф от 2000 до 5000 руб.	Штраф от 20 000 до 30 000 руб.	<или> штраф от 30 000 до 40 000 руб.; <или> дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет

Порядок выдачи и возврата спецодежды

Выдача

Выдавать спецодежду работодатель должен по типовым нормам, которые предусмотрены для его вида деятельност ипп. 5 , 14 Правил № 290н . Только если профессий или должностей ваших работников нет в соответствующих типовых нормах, спецодежда выдается по нормам для сквозных профессий (должностей) всех отраслей экономик иутв. Приказом Минтруда от 09.12.2014 № 997н .

Типовые нормы бесплатной выдачи специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты работникам вы найдете: раздел «Законодательство» системы КонсультантПлюс

А если и в этих нормах работодатель не найдет соответствующих профессий (должностей), тогда нужно руководствоваться типовыми нормами для работников, профессии (должности) которых характерны для выполняемых вашими сотрудниками работ.

Кроме того, работодатель может устанавливать и свои нормы выдачи спецодежды, но при условии, что они улучшают защиту работников по сравнению с типовыми (например, обеспечивают более высокое качество защит ы)п. 6 Правил № 290н . Собственные повышенные нормы нужно обязательно утвердить приказом (или иным локальным нормативным актом).

РАССКАЗЫВАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

Когда работодатель определится, каким работникам (по какой профессии или должности), в каком количестве и на какой срок нужно выдавать спецодежду, все это желательно зафиксировать в локальном нормативном акте, например в положении о СИЗ.

Также работодатель должен организовать учет выдачи спецодежды и контроль за этим процессом. Так, ее выдача фиксируется ответственным лицом в личной карточке учета выдачи СИЗ.

Форма карточки приведена в приложении к правилам обеспечения спецодеждо йп. 13 Правил № 290н ; п. 61 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 26.12.2002 № 135н (далее - Методические указания) . При этом работники должны расписаться в получении спецодежды. Но на практике могут встречаться и другие способы учета ее выдачи и возврата, главное, чтобы этот процесс контролировался работодателем.

И еще. Работодатель должен не только своевременно выдавать работникам спецодежду, но и обеспечивать ее хранение, химчистку, стирку, сушку, ремонт и замен уч. 3 ст. 221 ТК РФ ; п. 30 Правил № 290н .

Возврат СИЗ

Собственником спецодежды является работодатель, а работник только пользуется ею. Поэтому работник должен ее вернут ьп. 64 Методических указаний :

• <или> при увольнении;
• <или> при переводе на другую работу, на которой ношение спецодежды не требуется;
• <или> по окончании сроков ее носки взамен получаемой новой.

Если возвращенная спецодежда пригодна для дальнейшего использования (это должна определить комиссия по охране труда или при ее отсутствии - должностное лицо, уполномоченное работодателем) даже после окончания срока носки, она после стирки (или чистки, дезинфекции, ремонта) может быть вновь выдана работнику и использоваться дальше по назначени юп. 22 Правил № 290н .

При этом работодатель должен позаботиться о том, чтобы работники были уведомлены о порядке сдачи (возврата) спецодежды. Для этого можно:

• <или> прописать в положении о СИЗ порядок возврата спецодежды и ознакомить с ним под личную подпись работников;
• <или> прописать в трудовых договорах условие о возврате работодателю спецодежды либо ее стоимости при увольнении.

Возврат спецодежды нужно также отразить в личной карточке учета выдачи СИЗп. 13 Правил № 290н .

Как учесть затраты на спецодежду

Порядок списания стоимости спецодежды на затраты должен быть отражен в учетной политике как для бухгалтерских, так и для налоговых целей.

В бухгалтерском учете

Если стоимость одной единицы спецодежды (без учета НДС) будет более 40 000 руб. (или иного лимита, установленного организацией) и срок ее службы превышает 12 месяцев, то спецодежда соответствует признакам основных средст впп. 4, 5 ПБУ 6/01 . Тогда расходы на ее приобретение списываются через амортизаци юп. 17 ПБУ 6/01 .

Под единицей спецодежды понимается не комплект (скажем, куртка, брюки, нательное белье, ботинки и т. д.), выданный одному работнику, а каждая вещь (или пара - для обуви, перчаток и т. п.).

В случае если стоимость спецодежды ниже установленного лимита (40 000 руб. или иного), она учитывается в составе материально-производственных запасо вп. 5 ПБУ 6/01 ; пп. 11 , 13 Методических указаний . А дальше нужно обратить внимание на срок службы спецодежды, установленный типовыми нормами выдач ипп. 21 , 26 Методических указаний :

• <если> он не превышает 12 месяцев, то вы можете списывать стоимость спецодежды на расходы:

• <или> единовременно в момент ее выдачи сотрудникам;
• <или> равномерно в течение срока ее службы;

• <если> он более 12 месяцев, то расходы на спецодежду признаются только равномерно в течение срока ее использования.

Сроки пользования спецодеждой исчисляются со дня фактической выдачи ее работника мп. 13 Правил № 290н .

При этом движение спецодежды, которая учитывается в составе МПЗ, оформляйте такими проводками:

Содержание операции	Дт	Кт
На дату принятия к учету
Приобретенная спецодежда принята к учету	10 «Материалы», субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда на складе»
Отражена сумма НДС, предъявленная поставщиком спецодежды		60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
НДС принят к вычету (при выполнении определенных условий)	68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «Расчеты по НДС»	19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»
ВАРИАНТ 1. При единовременном списании - на дату выдачи работникам
Спецодежда выдана работникам	20 «Основное производство» (08 «Вложения во внеоборотные активы», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 44 «Расходы на продажу»)
ВАРИАНТ 2. При равномерном списании
На дату выдачи работникам
Спецодежда выдана работникам		10, субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда на складе»
Ежемесячно равными долями в течение срока носки
Отражено погашение части стоимости спецодежды	20 «Основное производство» (08, 23, 25, 44)	10, субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации»
В случае выбытия (например, порчи или утраты) - на дату выбытия
Списана остаточная стоимость спецодежды	94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»	10, субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации»

В налоговом учете

НДС. Компания может принять к вычету входной НДС, предъявленный поставщиком спецодежды, еслиподп. 1 п. 2 ст. 171 , п. 1 ст. 172 НК РФ :

• поступление спецодежды отражено в учете на основании первички поставщика;
• есть правильно оформленный счет-фактура поставщика;
• работники, которым выдана спецодежда, задействованы в облагаемой НДС деятельности.

Поскольку право собственности на спецодежду остается у компании и работникам она выдается во временное пользование, то на дату выдачи реализации не происходит и НДС начислять не нужн оподп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ .

Налог на прибыль. Стоимость спецодежды можно учесть в расходах по налогу на прибыль, если одновременно выполняется следующе еПисьма Минфина от 25.11.2014 № 03-03-06/1/59763 , от 16.02.2012 № 03-03-06/4/8 :

• вредные и (или) опасные условия труда, наличие особых температурных условий или условий, связанных с загрязнением, требующих предоставления спецодежды и спецобуви, подтверждены результатами проведенной специальной оценки условий труда (или аттестацией рабочих мест по условиям труд а)ст. 3 , п. 3 ст. 7 Закона № 426-ФЗ ;
• спецодежда выдается в пределах типовых норм или по повышенным нормам, которые утверждены компанией.

Порядок признания затрат на покупку спецодежды в расходах будет зависеть от ее стоимости и срока полезного использования:

• <если> ее стоимость (без учета НДС) более 40 000 руб. за единицу и срок ее использования более года, тогда спецодежда признается амортизируемым имуществом и ее стоимость погашается путем начисления амортизаци ип. 1 ст. 256 , п. 1 ст. 259 НК РФ ; Письмо Минфина от 16.04.2009 № 03-03-06/1/244 ;
• <если> одно из условий признания имущества амортизируемым не будет выполняться (например, стоимость менее 40 000 руб. или срок использования - 12 месяцев или меньше), тогда затраты на спецодежду признаются материальными расходами и учитываются по мере выдачи ее работникам на усмотрение организаци иподп. 3 п. 1 ст. 254 , п. 2 ст. 272 НК РФ :

• <или> единовременно в полной сумме;
• <или> равномерно в течение всего срока эксплуатации специальной одежды.

С 1 января 2016 г. амортизируемым будет признаваться имущество стоимостью более 100 000 руб.п. 7 ст. 2 , п. 4 ст. 5 Закона от 08.06.2015 № 150-ФЗ Вряд ли какая-либо спецодежда будет «дотягивать» до такой стоимости, поэтому порядок списания затрат на спецодежду через амортизацию, скорее всего, станет неактуальным.

УСНО. Если компания применяет «доходно-расходную» УСНО, то она может учесть при расчете «упрощенного» налога стоимость спецодежд ыподп. 1 , 5 п. 1 , п. 2 ст. 346.16 , подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ :

• <или> как материальные расходы (когда спецодежда не признается амортизируемым имуществом);
• <или> как расходы на приобретение основных средств (при стоимости более 40 000 руб. и сроке эксплуатации более 12 месяце вп. 4 ст. 346.16 НК РФ ).

Условия признания будут те же, что при учете спецодежды при расчете налога на прибыль (необходимо проведение спецоценки условий труда и соблюдение норм выдачи). К ним добавится еще одно - затраты можно признать только после оплаты спецодежды поставщик уп. 2 ст. 346.17 , подп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ .

НДФЛ и страховые взносы. Поскольку спецодежда выдается работникам в пользование, а не в собственность, то никаких доходов от ее получения у работников не возникает. К тому же такая выдача не является вознаграждением за труд. А это значит, что стоимость выданной спецодежды (как в пределах типовых норм, так и сверх них) не подлежит обложению:

• НДФЛст. 210 , п. 3 ст. 217 НК РФ ; Письма Минфина от 31.08.2009 № 03-04-06-01/226 (п. 2) , от 08.08.2012 № 03-04-06/9-227 ;
• страховыми взносам ич. 1 ст. 7 , подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ ; п. 1 ст. 20.1 , подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ ; Письмо Минздравсоцразвития от 05.08.2010 № 2519-19 (п. 3) .

Если работник не вернул спецодежду

Материальная ответственность работника

А вот если работник не вернет (или по своей вине испортит) спецодежду, то это фактически является причинением ущерба работодателю, который придется возместит ьст. 238 , ч. 1 ст. 243 ТК РФ . Его размер должен определить работодатель исходя из стоимости спецодежды с учетом степени ее износа на день причинения ущерба (к примеру, на дату увольнения работник а)статьи 246 , 247 ТК РФ . Кроме того, в компании должен обязательно вестись учет выдачи спецодежды. Ведь чтобы доказать размер ущерба, нужны сведения об остаточной стоимости спецодежды на дату увольнения, о сроках носки спецодежды, о степени ее годности на момент выдачи (то есть выдана ли новая спецодежда или бывшая в употреблени и)Апелляционное определение Красноярского краевого суда от 09.02.2015 № 33-1150/15, А-12 .

О процедуре взыскания ущерба, причиненного работником, можно прочитать: ;

Правда, работодателю до принятия решения о возмещении ущерба работниками нужно соблюсти определенную процедуру: провести с помощью специально созданной комиссии проверку, чтобы выяснить причины возникновения ущерба, и получить письменные объяснения от работнико вст. 247 ТК РФ . И если сумма ущерба не будет превышать среднемесячный заработок работника, то работодатель по своему распоряжению (обычно выпускается в форме приказа) может удержать ее из зарплаты виновного работника даже без его согласи яст. 248 ТК РФ ; Определение Санкт-Петербургского горсуда от 30.01.2012 № 33-1070/2012 . Только не забудьте, что работника нужно под личную подпись ознакомить с приказом о взыскании ущерба.

Если же работник не согласен добровольно возместить причиненный ущерб, сумма которого превышает его среднемесячный заработок, работодатель может требовать возмещения ущерба только через судч. 2 ст. 248 ТК РФ .

Налоговые последствия для работодателя

НДС. Если работник при увольнении договорился с работодателем, что он не будет возвращать спецодежду и при этом работодатель удержит ее стоимость из зарплаты, тогда к работнику переходит право собственности на эту спецодежду. Такая передача права собственности на возмездной основе есть не что иное, как реализация товара, которая облагается НДС в общеустановленном порядк еПисьмо Минфина от 09.07.2013 № 03-07-11/26420 . НДС придется начислить и при безвозмездной передаче, когда работодатель не будет требовать от работника компенсации остаточной стоимости спецодежд ыабз. 2 подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ .

А вот если, несмотря на требования, работник просто не вернул спецодежду и компания хочет взыскать причиненный тем самым ущерб, то должна быть соблюдена процедура взыскания ущерба (то есть документы нужно оформить так, чтобы они подтверждали именно причинение убытков работодателю). В таком случае оснований для начисления НДС не будет, ведь компенсация убытков не связана с реализацие йст. 232 ТК РФ ; Постановление 7 ААС от 18.06.2010 № 07АП-4338/10 .

НДФЛ и страховые взносы. Если работник при увольнении не вернул спецодежду и работодатель не будет взыскивать с него ее стоимость, то компании нужно начислить работнику НДФЛ с дохода, полученного в натуральной форм еп. 1 ст. 210 , п. 1 ст. 211 НК РФ . Также придется начислить и страховые взнос ыч. 6 ст. 8 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ ; п. 3 ст. 20.1 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ .

Правда, есть решение суда в пользу организации, когда инспекции не удалось доказать, что к бывшим работникам перешло право собственности на спецодежду и у них возник доход, даже при отсутствии документов об изъятии спецодежды при увольнени иПостановление ФАС ЗСО от 04.02.2014 № А27-6103/2013 .

По общему правилу спецодежду работодатель должен приобретать за счет собственных средст вст. 212 ТК РФ . А известно ли вам, что такие затраты (или хотя бы их часть) вам может компенсировать ФСС РФподп. «г» п. 3 Правил, утв. Приказом Минтруда от 10.12.2012 № 580н (далее - Правила № 580н) ? Правда, живые деньги от Фонда вы не получите, но сможете уменьшить на возмещаемую сумму свои страховые взносы «на травматизм» за текущий год (то есть уплатить взносов меньше, чем начислил и)п. 2 Правил № 580н ; п. 2 ч. 1 ст. 7 Закона от 01.12.2014 № 386-ФЗ .

Для получения возмещения нужно до 1 августа текущего года в территориальный орган ФСС по месту своей регистрации представить заявление (в бумажном или электронном виде), а также комплект документов, утвержденный Минтрудо мп. 4 Правил № 580н .

Если ФСС примет решение о возмещении ваших расходов на приобретение спецодежды, тогда:

• вы обязаны отчитаться перед территориальным органом Фонда об использовании средств и представить документы, подтверждающие ваши расход ып. 12 Правил № 580н ;
• начисленные взносы «на травматизм» вы можете учесть в расходах для целей налога на прибыль в полном объеме;
• полученная помощь ФСС не учитывается в прибыльных доходах, а стоимость спецодежды, на которую уменьшаются взносы «на травматизм», - в расхода хПисьмо Минфина от 24.09.2010 № 03-03-06/1/615 (п. 2) ; Постановление ФАС ЗСО от 25.03.2013 № А27-9150/2012 .

1. Работодатель обязан приобретать и выдавать спецодежду, прошедшую сертификацию или декларирование соответствия.
2. До 31 декабря 2013 года спецодежда приобреталась и выдавалась по результатам аттестации рабочих мест по условиям труда. С 1 января 2014 вместо аттестации рабочих мест по условиям труда проводится специальная оценка условий труда. А потому если в организации дополнительно создаются новые рабочие места, которые по результатам СОУТ содержат вредные или опасные факторы, и необходимой спецодежды в наличии нет, следует вновь заключить договор на ее поставку.
3. Спецодежда приобретается за счет средств работодателя. Это означает, что приобретение такой одежды за счет средств работников недопустимо. На практике часто возникают подобные ситуации.
4. Выдаваемая работникам спецодежда должна соответствовать их полу, росту и размерам, характеру и условиям выполняемой работы. Таким образом, законодательство обязывает работодателя выдавать спецодежду требуемого размера. Следовательно, заключая договор с поставщиком, следует указать в заявке всю размерную линейку. При поставке материалов проконтролировать ее выполнение.

За счет каких источников финансирования можно приобретать спецодежду?

Такой вопрос чаще всего интересует бухгалтеров бюджетных учреждений. Этот вид расходов может финансироваться как за счет бюджетных субсидий, выделенных на выполнение государственного (муниципального) задания, так и за счет средств, полученных от оказания платных услуг.

Кроме того, бюджетное учреждение вправе приобрести спецодежду за счет страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. Основанием для приобретения служат результаты СОУТ.

Размер средств, направляемых страхователем на финансирование предупредительных мер, не может превышать 20 % сумм страховых взносов, начисленных за предшествующий календарный год, за вычетом расходов на выплату обеспечения по указанному виду страхования, произведенных страхователем в предшествующем календарном году.

Отметим, для того чтобы произвести расходы за счет страховых взносов на травматизм, бюджетная организация должна обратиться с заявлением в исполнительный орган ФСС по месту своей регистрации до 1 августа текущего календарного года.

Как учитывать расходы на спецодежду

Спецодежду, находящуюся в собственности организации, учитывают до передачи в эксплуатацию на счетах / субсчетах учета материалов. Как другие материалы, ее принимают к учету по стоимости фактических затрат на приобретение. Порядок учета спецодежды закрепляют в качестве элемента бухгалтерской учетной политики фирмы. Приобретенную спецодежду приходуют на склад на основании приходного ордера.

Есть и другой способ. Как видно из пункта 9 Методических указаний, организация может вести учет специальных инструментов, приспособлений, оборудования в порядке, предусмотренном для учета основных средств. Этот метод имеет ряд недостатков. Во-первых, стоимость спецодежды придется облагать налогом на имущество. Во-вторых, необходимо следить за состоянием спецодежды, чтобы ее вовремя можно было списать.

Выдача спецодежды работникам

При передаче спецодежды со склада в другие подразделения компании необходимо оформить первичный документ, на основании которого ведется учет спецодежды. Такой бумаги будет достаточно для того, чтобы списать стоимость спецодежды на расходы как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.

Если вы выберете унифицированную первичку, то можете воспользоваться одной из этих форм:

• требование-накладная;
• накладная на отпуск материалов.

Если вы решили разработать собственный бланк, то можно взять за основу накладную на отпуск материалов, убрав из нее лишнее.

Ответственный за получение спецодежды сотрудник выдает ее работникам. Его действия тоже надо где-то фиксировать. Желательно завести на каждого человека во всех подразделениях специальную ведомость на год или месяц, чтобы не оформлять ее каждый раз, выдавая спецодежду.

Учет можно вести и в специальной карточке, которую заполняют на каждого работника организации, получившего спецодежду.

Учет выбытия спецодежды

Если спецодежда выбывает раньше окончания установленного срока эксплуатации (испорчена, физически изношена и непригодна к дальнейшему использованию), ее стоимость должна быть списана единовременно и включена в состав прочих расходов.

Как удержать стоимость спецодежды с увольняющегося работника?

Когда вы выдаете работнику спецодежду, необходимо заключить с ним договор о передаче мягкого инвентаря в пользование или разовый документ о приеме-передаче.

Обязанность работника возмещать причиненный работодателю прямой действительный ущерб предусмотрена статьей 238 ТК РФ, поэтому расторжение трудового договора не влечет освобождения работника от материальной ответственности за невозврат спецодежды.

Таким образом, в случае правильного оформления выдачи специальной одежды при невозвращении ее работником, увольняющимся из организации, работодатель вправе требовать возмещения стоимости спецодежды (срок использования которой не истек) с учетом степени ее износа (ст. 246 ТК РФ).

Юлия Вольхина , менеджер проектов